Sommario

G.D.P.R.: Regolamento Europeo 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.

D. Lgs. 231/01 o Decreto: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 relativo alla “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica” e successive modifiche e integrazioni.

Piattaforma: strumento informatico on line per la gestione delle segnalazioni.

Segnalazione (cd. Whistleblowing): qualsiasi comunicazione scritta od orale di informazioni su violazioni, accertate o presunte, di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, e che consistono in: 1) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6); 2) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6); 3) illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al presente decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al presente decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; 4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea; 5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità' della normativa applicabile in materia di imposta sulle società; 6) atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5); b) «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all'autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell'articolo 3, comma 1 o 2, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato; irregolarità, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme secondo quanto stabilito nel d. lgs 24/23, Direttiva UE 2019/1937, d. lgs 231/01.

Segnalazione interna:  segnalazione presentata tramite i canali interni.

Segnalazione esterna: segnalazione presentata tramite il canale esterno (ANAC)

Segnalazione anonima: quando le generalità del segnalante non sono esplicitate né sono altrimenti individuabili.

Divulgazione pubblica: segnalazione tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque di diffusione.

Soggetto segnalante/whistleblower: la persona fisica che effettua la segnalazione delle violazioni conosciute nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell'ambito dei rapporti di cui all'articolo 3, commi 3 o 4, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;

Soggetti segnalati/coinvolti: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;

Seguito: l'azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate;

Riscontro: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;

Soggetti del settore pubblico: le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, gli enti pubblici economici, gli organismi di diritto pubblico di cui all'articolo 3, comma 1, lettera d), del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50, i concessionari di pubblico servizio, le società a controllo pubblico e le società in house, così come definite, rispettivamente, dall'articolo 2, comma 1, lettere m) e o), del decreto legislativo 19 agosto 2016, n. 175, anche se quotate;

Soggetti del settore privato: soggetti, diversi da quelli rientranti nella definizione di soggetti del settore pubblico.

Il Whistleblowing è lo strumento attraverso il quale all'interno dell'azienda i soggetti che intendono segnalare un illecito possono comunicare all'Ente una possibile frode, un reato, un illecito o qualunque condotta irregolare, commessa da altri soggetti appartenenti allo stesso Ente. La presente procedura ha lo scopo di istituire chiari ed identificati canali informativi idonei a garantire la ricezione, l'analisi e il trattamento di segnalazioni – aperte, anonime e riservate – relative a ipotesi di condotte illecite rilevanti e di definire le attività necessarie alla loro corretta gestione da parte della funzione preposta alla loro gestione.

Inoltre, la presente procedura è tesa a:

1. Garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall'autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazioni effettuate in male fede;
2. Tutelare adeguatamente il soggetto segnalante contro condotte ritorsive e/o, discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati “direttamente o indirettamente” alla segnalazione;
3. Assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

Normativa di riferimento

• Codice Civile
• Codice Penale
• D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”; 
• D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”; 
• L. 6 novembre 2012, n. 190, “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione”;
• L. n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”;
• Direttiva UE n. 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione
• Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. 
• ISO 37301: 2021 “Compliance Management Systems”;
• ISO 37002: 2021 “Whistleblowing Management Systems”;
• Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – LINEE GUIDA ANAC 2023.

Normativa Interna

• Modello 231;
• Codice Etico;
• Documenti organizzativi (es. deleghe interne, procure, etc.) vigenti.

La procedura documenta, attua, mantiene e riesamina in modo continuo il sistema di gestione delle segnalazioni presente in azienda. In particolare, l’azienda, per mezzo dell'Organo Amministrativo, si preoccupa di:

• Attribuire le responsabilità e curare il controllo del processo;
• Adottare misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire il rispetto dei principi di riservatezza previsti dalla normativa;
• Verificare periodicamente la presente procedura in ottica di miglioramento continuo;
• Assicurare continuamente l’adeguamento alle prescrizioni normative vigenti.

Essa è stata esaminata dall’Organismo di Vigilanza ed approvata dall’Organo amministrativo. La procedura si applica a:

• Soci;
• CdA;
• Componenti del Collegio Sindacale/Sindaco unico;
• Componenti dell’OdV;
• Dipendenti;
• coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per la Società e siano sotto il controllo e la direzione della stessa (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori a contratto ed a progetto, lavoratori somministrati);
• coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, in maniera stabile per la stessa (ad es. collaboratori continuativi; fornitori strategici);
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del codice di procedura civile e all'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività  presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.
• ogni altro soggetto ricompreso all’interno dell’articolo 4 della Direttiva UE 2019/1937

Il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:

•          lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.Lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio.

•          lavoratori che svolgono prestazioni occasionali.

•          lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società, compresi i lavoratori autonomi indicati al capo I della L. n. 81/2017. Questi includono, ad esempio, i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l'esercizio delle quali è necessaria l'iscrizione in appositi albi o elenchi come architetti, geometri etc.

•          titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 n. 3 del c.p.c. ossia i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato. Ad esempio, avvocati, ingegneri che prestano la loro attività lavorativa per la Società organizzandola autonomamente (rapporto parasubordinato).

•          titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del D.Lgs. n. 81/2015. Si tratta – ai sensi del co. 1 della citata norma - delle collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente anche con riferimento “ai tempi e al luogo di lavoro” (c.d. “etero-organizzazione”).

•          Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;

•          Tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;

•          Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;

•          Persone che lavorano sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori, cioè i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società

Le tutele riconosciute a questi soggetti sono estese anche a quei soggetti diversi dal segnalante che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante. Tra tali soggetti vanno ricompresi:

•          Il facilitatore: A titolo esemplificativo, il facilitatore potrebbe essere il collega di un Ufficio diverso da quello di appartenenza del segnalante che assiste quest’ultimo nel processo di segnalazione in via riservata, cioè senza divulgare le notizie apprese. Il facilitatore potrebbe essere un collega che riveste anche la qualifica di sindacalista se assiste il segnalante in suo nome e per suo conto, senza spendere la sigla sindacale.

•          Le persone del medesimo contesto lavorativo5 che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo6 o di parentela entro il quarto grado. L’espressione “persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante” si riferisce, a persone legate da una rete di relazioni sorte in ragione del fatto che esse operano, o hanno operato in passato, nel medesimo ambiente lavorativo del segnalante, ad esempio colleghi, ex-colleghi, collaboratori. Presupposto per l’applicazione delle tutele in tali casi è l’esistenza di uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado con il segnalante stesso.

•          I colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente con il segnalante. Diversamente da quanto visto sopra, nel caso di colleghi di lavoro il legislatore ha previsto che si tratti di coloro che, al momento della segnalazione, lavorano con il segnalante.

Tuttavia, per rendere applicabili le tutele, a tale requisito deve accompagnarsi l’intrattenere un rapporto “abituale e corrente” con lo stesso segnalante. La norma si riferisce, quindi, a rapporti che non siano meramente sporadici, occasionali, episodici ed eccezionali ma presenti, sistematici e protratti nel tempo, connotati da una certa continuità tale da determinare un rapporto di “comunanza”, di amicizia fra le parti. In tali casi quindi ci si riferisce solo alle attività che vengono svolte nel presente e non anche a quelle passate.

•          Gli enti di proprietà di chi segnala, denuncia o effettua una divulgazione pubblica o per i quali dette persone lavorano e gli enti che operano nel medesimo contesto8 lavorativo di tali soggetti. È infatti possibile che le ritorsioni siano poste in essere anche nei confronti di persone giuridiche di cui la persona segnalante è proprietaria, per cui lavora o a cui è altrimenti connessa in un contesto lavorativo. Si pensi, ad esempio, all’annullamento della fornitura di servizi nei confronti di uno di tali soggetti, all’inserimento in una black list o al boicottaggio.

Soggetti tutelati diversi da chi segnala, denuncia o effettua divulgazioni pubbliche:

• Facilitatore, persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• Colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• Enti di proprietà - in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica;
• Enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano;
• Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica.

11. Sistema di Escalation

13. Tutela del segnalante

Un asse portante dell’intera disciplina è rappresentato dal sistema di tutele offerte a colui che segnala, effettua una divulgazione pubblica o denuncia violazioni. Le tutele, come già anticipato, si estendono anche a soggetti diversi dal segnalante e denunciante che, proprio in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante, potrebbero essere destinatari di ritorsioni.

La tutela delle persone segnalanti si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:

•          quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

•          durante il periodo di prova;

•          successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Il sistema di protezione previsto dal D.Lgs. n. 24/2023 si compone dei seguenti tipi di tutela:

•          la tutela della riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione. In particolare, secondo quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023, l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi - direttamente o indirettamente - tale identità, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;

•          la tutela da eventuali misure ritorsive adottate dall’ente in ragione della segnalazione;

•          le limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni che operano al ricorrere di determinate condizioni;

•          la previsione di misure di sostegno da parte di enti del Terzo settore inseriti in un apposito elenco pubblicato da ANAC.

Vige il divieto di rinunce e transazioni - non sottoscritte in sede protetta - dei diritti e dei mezzi di tutela ivi previsti. Ne consegue quindi che non sono validi in primis gli atti di rinuncia e le transazioni, sia integrali che parziali (ad esempio in virtù di accordi o altre condizioni contrattuali) aventi ad oggetto il diritto di effettuare segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce nel rispetto delle previsioni di legge.

Analogamente, non è consentito imporre al whistleblower, così come agli altri soggetti tutelati, di privarsi della possibilità di accedere a mezzi di tutela cui hanno diritto (tutela della riservatezza, da eventuali misure ritorsive subite a causa della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia effettuata o alle limitazioni di responsabilità conseguenti alla segnalazione, divulgazione o denuncia al ricorrere delle condizioni previste). A maggior ragione tali tutele non possono essere oggetto di rinuncia volontaria.

Vale tuttavia precisare che quanto sopra detto non vale invece per le rinunce e transazioni sottoscritte in sedi protette (giudiziarie, amministrative sindacali).

Il segnalante e gli altri soggetti tutelati, infatti, possono validamente rinunciare ai propri diritti e mezzi di tutela o farne oggetto di transazione, se ciò avviene dinanzi ad un giudice, a seguito di tentativo obbligatorio di conciliazione o di accordi di mediazione e conciliazione predisposti da organizzazioni sindacali.

In questi casi, la circostanza che tali atti vengano conclusi dinanzi ad organismi che, per la loro composizione, assicurano autorevolezza ed imparzialità, consente di considerare maggiormente tutelata la posizione del soggetto che rinunzia o transige, anche in termini di maggiore genuinità e spontaneità del consenso.

Se una persona segnalante subisce un danno dalla segnalazione di un potenziale illecito, l'onere della prova si sposta sulla persona che ha intrapreso l'azione dannosa, che dovrebbe quindi essere tenuta a dimostrare che l'azione intrapresa non era in alcun modo collegata alla segnalazione.

I segnalanti non possono subire alcuna ritorsione in funzione dell’attività segnalata.

A titolo di esempio, non esaustivo, si riportano i seguenti casi di ritorsione:  licenziamento, sospensione o misure equivalenti, retrocessione di grado o  mancata promozione,  mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio,  modifica dell’orario di lavoro, sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa,  note di merito negative o referenze negative, adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria, coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo, discriminazione o comunque trattamento sfavorevole, mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa alla conversione, il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine.

Il soggetto che ritiene di aver subito misure discriminatorie per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito, deve dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione al Responsabile segnalazioni inoltrando una apposita segnalazione – avente ad oggetto le ritorsioni subite – mediante il canale di segnalazione interno indicato nella presente procedura.

In tali casi è garantito lo svolgimento tempestivo delle relative indagini da parte della funzione autorizzata, con il supporto delle funzioni interessate dai fatti oggetto di segnalazione, che, valutata la sussistenza degli elementi, segnala l’ipotesi di atti ritorsivi, vessatori o discriminatori all’Organo Amministrativo.

L’Organo Amministrativo, con il supporto della Direzione del Personale, valuta tempestivamente l’opportunità o la necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e per rimediare agli effetti negativi di eventuali accertati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del soggetto autore dei suddetti atti.

In caso di violazione del divieto di atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, è prevista l’instaurazione di un apposito procedimento disciplinare.  A tal fine, la funzione autorizzata monitora eventuali comportamenti ritorsivi, sleali, vessatori e discriminatori nei confronti dei soggetti segnalanti, attraverso l’analisi e la valutazione complessiva di appositi “Red Flags” (a titolo esemplificativo: cambi di ufficio o di mansione, trasferimenti di sede, richieste di modifica mansioni, lunghe assenze per malattia, contestazioni/provvedimenti disciplinari, richieste di aspettativa non retribuita, valutazioni negative della performance, etc.). 

Obbligo di riservatezza.

La società, in ottemperanza alla normativa di riferimento ed al fine di favorire la diffusione di una cultura della legalità e di incoraggiare la segnalazione degli illeciti, assicura la riservatezza dei dati personali del segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione e ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel procedimento e inoltre garantisce che la segnalazione non costituisca di per sé violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro.

È compito della funzione autorizzata garantire la riservatezza del soggetto segnalante sin dal momento della presa in carico della segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata.

Il venire meno di tale obbligo costituisce violazione della presente procedura ed espone la funzione autorizzata a responsabilità.

In particolare, la società garantisce che l’identità del segnalante non possa essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza ad eccezione dei casi in cui:

• La segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato (c.d. segnalazione in “mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
• La riservatezza non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ecc.).

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.

L'identità della persona segnalante non è divulgata. Tuttavia, se durante un'indagine è necessario (ad esempio, a causa di obblighi legali) rivelare dati che potrebbero portare all'identificazione della persona segnalante, tali dati possono essere divulgati solo con il consenso esplicito della persona segnalante. Queste informazioni devono essere fornite solo al personale autorizzato che è legalmente autorizzato a riceverle e utilizzarle. Ogni richiesta di divulgazione di tali informazioni riservate deve essere immediatamente inoltrata all’Organo Amministrativo Dirigente.

Sanzioni per il segnalante

La funzione di gestione autorizzata, sulla base di quanto appreso a conclusione dell’istruttoria, può decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza e di colpa grave o dolo del Segnalante, di archiviare la segnalazione e di trasmettere l’informativa all’Organo Amministrativo Dirigente, che valuterà l’opportunità di coinvolgere la Direzione Risorse Umane, affinché venga avviato il procedimento disciplinare nei confronti della persona segnalante interna. Le sanzioni che potranno essere erogate nei confronti di chi ha effettuato segnalazioni manifestatamente infondate con colpa grave o dolo sono quelle indicate nei Contratti Collettivi di settore. Se il segnalante è soggetto esterno alla Società, L’organo dirigente adotterà ogni più opportuna azione, ivi compresa la risoluzione contrattuale dei rapporti in essere.

14. Tutela del segnalato

In conformità con la normativa vigente, la società ha adottato le stesse forme di tutela a garanzia della privacy del Segnalante anche per il presunto responsabile della violazione, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge che imponga l’obbligo di comunicare il nominativo del Segnalato (es. richieste dell’Autorità giudiziaria, ecc.).

I dati personali relativi al soggetto segnalato trattati durante il processo di segnalazione devono essere tenuti riservati e confidenziali finché il processo è in corso. Tutti i documenti devono essere cancellati o resi anonimi, a meno che non siano necessari ai fini di provvedimenti disciplinari o procedimenti giudiziari. In tali casi i dati personali del soggetto segnalato devono essere conservati fino alla conclusione di tali procedimenti e fino al termine concesso per eventuali ricorsi. In caso di provvedimenti disciplinari adottati nei confronti del soggetto segnalato, i dati personali dello stesso saranno conservati per un periodo massimo di cinque anni.

15. Tutele e misure di sostegno

Il d.lgs. n. 24/2023 ha previsto un sistema di protezione che comprende: a) la tutela della riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione; b) la tutela da eventuali ritorsioni adottate dall’ente in ragione della segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia effettuata e le condizioni per la sua applicazione; c) le limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni che operano al ricorrere di determinate condizioni.

Il nuovo decreto vieta poi, in generale, rinunce e transazioni - non sottoscritte in sede protetta - dei diritti e dei mezzi di tutela ivi previsti. Tale previsione risponde all’esigenza di implementare e rendere effettiva la protezione del whistleblower, quale soggetto vulnerabile, nonché degli altri soggetti tutelati, che, per effetto della segnalazione, divulgazione o denuncia, potrebbero subire effetti pregiudizievoli.  

Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal decreto non sono valide, salvo che siano effettuate nelle sedi protette (giudiziarie, amministrative o sindacali) di cui all’art. 2113, co.4, del codice civile. 

16. Istruzioni operative alla segnalazione

È necessario che la segnalazione sia fondata e il più possibile circostanziata al fine di consentire la delibazione dei fatti da parte della funzione autorizzata a ricevere e gestire le segnalazioni.

In particolare, è necessario risultino chiare:

•          le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

•          la descrizione del fatto;

•          le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Se il segnalante agisce in malafede e persiste nell'agire in malafede, saranno intraprese azioni disciplinari nei suoi confronti, con il coinvolgimento della direzione di appartenenza e della Direzione Risorse Umane della Società.

L’organizzazione, al fine di tutelare liceità, veridicità e correttezza di tutte le attività poste in essere, mette a disposizione di tutte le persone che lavorano, a qualsiasi titolo:

1. Le istruzioni per la segnalazione
2. L’informativa per la privacy 

A. La documentazione è in ogni momento, sul sito aziendale all’interno dello spazio dedicato “Segnalazione whistleblowing”, ove sono altresì pubblicate le modalità di compilazione ed invio.

La segnalazione, fondata su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte, deve essere indirizzata:

• Alla funzione incaricata dalla presente procedura

La segnalazione ricevuta da qualsiasi altro dipendente deve essere, in originale con gli eventuali allegati, tempestivamente inoltrata alla funzione autorizzata, cui è affidata la protocollazione in via riservata.

La trasmissione della segnalazione deve avvenire nel rispetto dei criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità e l'onorabilità dei soggetti segnalati, senza pregiudizio per l'efficacia delle successive attività di accertamento.

L’Organizzazione pertanto, ha predisposto più canali di segnalazione che garantiscono la riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione e trattamento della segnalazione presentata con le seguenti modalità:

• Mediante invio, all’indirizzo di posta elettronica sopra esposto. In tal caso, l’identità del segnalante potrà essere conosciuta esclusivamente dal responsabile della funzione incaricata che ne garantisce la riservatezza
• Piattaforma digitale
• Raccomandata all’attenzione del Responsabile della funzione incaricata c/o sede Società
• Verbalmente, mediante dichiarazione riportata a verbale da uno dei soggetti legittimati alla ricezione.

Nel caso in cui il segnalante preferisca rimanere anonimo, può segnalare, con la seguente modalità:

• Non compilando la sezione “anagrafica segnalante” del modulo
• Non sottoscrivendo tale modulo
• Non indicando il mittente o utilizzando uno pseudonimo o un nome di fantasia.

Obblighi di riservatezza sulla identità del segnalante

La divulgazione non autorizzata dell’identità del segnalante oppure di informazioni in base a cui la stessa si possa dedurre, è considerata una violazione del Sistema di Gestione. Tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

Notizie coperte da segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale

Per le segnalazioni effettuate, nelle forme e nei limiti descritti, l’Organizzazione riconosce al personale, ai sensi del D.Lgs.n.231/01 la tutela nel caso di rivelazione di notizie coperte dall’obbligo di segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale.

Costituisce, però, violazione del relativo obbligo di segreto la rivelazione con modalità eccedenti rispetto alle finalità dell’eliminazione dell’illecito e, in particolare, la rivelazione al di fuori del canale di comunicazione specificamente predisposto a tal fine.

Politica di non ritorsione dell’organizzazione

L’Organizzazione non consente e non tollera alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria avente effetti sulle condizioni di lavoro del dipendente segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Il dipendente, inoltre, ha diritto a richiedere il trasferimento in altro ufficio e, laddove ragionevolmente possibile, si provvederà al soddisfacimento di dette richieste.

La tutela è circoscritta alle ipotesi in cui segnalante e segnalato siano entrambi dipendenti della stessa Organizzazione.

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’Art. 2043 c.c.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, al solo scopo di danneggiare il segnalato o a fini opportunistici.

B. Modulo Segnalazione Whistleblowing ai sensi del D. Lgs. 24/23